La Gestion Electronique de Documents Simple et Efficace, à la portée de toutes les Organisations
Principales Fonctions et Caractéristiques
M-Files révolutionne la Gestion Electronique des Documents
Logo M-Files
M-Files révolutionne la Gestion Electronique de Documents (GED) en la rendant simple, efficace, et accessible à toutes les organisations. Totalement intégré à l'explorateur de fichiers de Windows, également disponible en interface Web, M-Files est d'une simplicité inédite, et se focalise sur les attentes essentielles des utilisateurs et des responsables d'organisations.
L'accès aux documents et leur enregistrement se fait directement depuis votre interface préférée (application Windows, Explorateur de fichiers, Bureau, Poste de Travail, Lecteur, ...), sans que vous soyez obligé de modifier vos habitudes. La formation à M-Files est par conséquent réduite, et sa prise en mains opérationnelle est rapide et peu coûteuse, permettant un retour sur investissement en quelques semaines.
Avec M-Files, vos documents sont toujours à jour et accessibles lorsque vous en avez besoin, à tout moment et en tous lieux, même à distance ou en déplacement, grâce à ses fonctions de nomadisme et à son interface Web. Les documents deviennent vos alliés et cessent d'être une source permanente de tracas, de perte de temps et d'efficacité pour votre organisation.
Plus de 132.000 licences M-Files sont utilisées dans le monde, chez plus de 15.000 clients dans plus de 90 pays (en croissance de 50% par an). M-Files est disponible en 26 langues.
Gestion avancée des Documents
M-Files répond à de nombreux besoins de gestion des documents, et permet d'automatiser ou de simplifier les tâches sans valeur ajoutée ou critiques. Les utilisateurs peuvent se consacrer davantage à leurs tâches à forte valeur ajoutée, et votre organisation peut davantage se focaliser sur ses activités essentielles, avec une information plus fiable, plus à jour, plus accessible, plus dynamique.
  • Classement automatique et dynamique des documents
  • Gestion des types de documents
  • Navigation aisée et personnalisable
  • Modèles de documents (templates ou gabarits)
  • Gestion des relations inter-documents
  • Gestion des Versions
  • etc...

Intégration à MS-Office et AutoCAD
M-Files apporte à vos applications bureautiques MS-Office et AutoCAD de riches focntions permettant d'améliorer significativement votre productivité, de simplifier les tâches répétitives et pénibles, d'améliorer la fiablité des documents.
  • Insertion des métadonnées dans le corps du Document (ex: date, auteur, libellé, client...)
  • Accès aux métadonnées et aux fonctions de M-Files directement depuis l'application
  • Comparaison du contenu des versions du document (MS-Word)
  • Synchronisation automatique de cartouche (AutoCAD)
  • Synchronisation des contacts depuis et vers la base (MS-Outlook)
  • Fonctions Enregistrer-Sous et Ouvrir directement dans la base
  • Synchronisation des emails avec la base (MS-Outlook)

Classement et Recherche des documents
M-Files classe automatiquement les documents en fonction des métadonnées qui leur sont attribuées. Les vues dynamiques permettent une navigation aisée et adaptable selon les besoins et préférences des utilisateurs. Les outils de recherche permettent de retrouver facilement et rapidement les documents.
  • Recherche par mots-clés
  • Recherche par contenu (indexation plein texte)
  • Recherche rapide - Recherche multi-critères
  • Navigation par vues dynamiques personnalisables
  • Indexation automatique de tous types de documents
  • Possibilité de classement traditionnel (arborescence classique)

Numérisation et Indexation des documents papier
M-Files intègre des fonctions de numérisation et d'indexation des documents, et est compatible avec la plupart des matériels et des logiciels de numérisation et de traitement, permettant ainsi de répondre à tous types de contextes, besoins et de volumétrie de dématérialisation.
  • Numérisation manuelle et automatique
  • Conversion en format PDF/A
  • Reconnaissance de Caractères (OCR)
  • Compatible avec les solutions de RAD/LAD
  • Connexion avec les MFP et eCopy
  • Signature electronique
  • Gestion des Archives Physiques

Travail Collaboratif - Workflow
M-Files dynamise votre organisation en permettant une circulation rapide et contrôlée de l'information. M-Files s'adapte facilement aux processus et à l'organisation de votre entreprise, et permet de réduire le coût de le qualité en automatisant les processus.
  • Gestion des flux de travail (Workflow)
  • Notification automatique par e-mail
  • Affectation de tâches
  • Gestion des échéances
  • Abonnement aux événements
  • Capture automatique des e-mails
Capture des Informations
M-Files permet de capturer différents flux de documents entrant dans votre organisation, qu'il s'agisse de documents papiers ou de fichiers numériques. Le connecteur intégré à M-Files lui permet de se connecter à tous types de systèmes et de traitements amonts, et ainsi de canaliser et donc fiabiliser l'entrée des informations dans votre organisation.
  • Capture des e-mails
  • Compatibilité avec tous systèmes de numérisation : Scanners, MFP, OCR, LAD, RAD, etc...
  • Capture des fax via les MFP équipés d'une carte fax
  • Capture des informations existantes
Consultez notre rubrique Dématérialisation pour davantage d'informations sur notre offre dans ce domaine.
Gestion des Objets
M-Files gère non seulement vos documents, mais peut également gérer ou afficher les autres objets pris en charge par votre organisation : clients, affaires, contacts, produits... même si ces objets sont stockés dans une autre application : ERP, CRM, GPAO, ...
  • Gestion des objets de tous types : Clients, Projets, Affaires, Contacts, Produits, etc...
  • Connexion temps-réèl avec les applications externes : ERP, CRM, Gescom, GPAO...
  • Relations inter-objets et objets-documents
  • Affectation de fichiers à ces objets (pièce jointe)
Sécurité et Protection
M-Files protège vos documents contre les erreurs de manipulation, contre les accès non autorisés, contre les incidents, et permet de conserver la trace des activités et des modifications.
  • Gestion des droits, des profils et des groupes utilisateurs
  • Conservation de l'historique des modifications
  • Protection contre les conflits d'accès (check-out / check-in)
  • Authentification propriétaire ou intégrée à Windows (ActiveDirectory)
  • Protection contre les suppressions accidentelles
  • Observateur d'événements intégré
  • Compatible avec la signature électronique
Configuration - Administration - Maintenance
M-Files inclut tous les outils pour la configuration, la maintenance et l'administration de M-Files, ainsi que pour la personnalisation des applications de GED detinées à satisfaire vos attentes spécifiques.
  • Personnalisation des applications
  • Gestion des droits et des utilisateurs
  • Sauvegardes, restaurations, migrations
  • Contrôle d'intégrité et réindexation des bases
  • Déploiement et mises à jour
  • Journal des évènements
  • Bases de données : Firebird, SQL-Server
Contextes et Environnements
M-Files repose sur une architecture permettant de répondre aux exigences des organisations opérant dans différents types d'environnements et de contextes.
puce INTRANET Les documents sont accessibles depuis l'Explorateur de fichiers de Windows, ou bien depuis l'interface WebAccess (navigateurs IE, Mozilla, Opera, sous Windows, Linux, Mac).
puce EXTRANET Les documents sont accessibles en Extranet/VPN depuis l'Explorateur de fichiers de Windows, ou bien depuis l'interface WebAccess sécurisé sous (navigateurs IE, Mozilla, Opera, sous Windows, Linux, Mac).
puce NOMADE Les documents sont sélectionnés afin d'être disponibles en mode hors ligne. Ils peuvent être consultés et modifiés hors connexion au réseau depuis un ordinateur portable, puis synchronisés lors de la connexion au réseau.
puce MOBILITE Les documents et les données de votre GED sont accessibles directement depuis votre mobile iPhone, Android, Windows Phone ou votre tablette iPad ou Android grâce à une interface totalement tactile. (En savoir plus...)
puce MULTI-SITE Les bases M-Files peuvent être répliquées sur différents sites géographiques afin d'accélérer l'accès aux documents et rendre la collaboration globale de l'organisation moins tributaire de la lenteur de la bande passante sur Internet.
puce HEBERGEMENT M-Files peut être hébergé en tout lieu à votre convenance, soit sur un serveur résidant dans votre organisation, soit sur un serveur hébergé dans un DataCenter.
puce CLOUD Une version de M-Files - (M-Files Cloud Vault) - vous permet de vous affranchir de toute la maintenance d'un serveur de GED et de son coût tout en vous apportant le même service que la version IN-SITU.

M-Files Cloud Vault est la première solution de GED dans l'environnement hautement évolutive Microsoft Azure (En savoir plus sur Windows Azure...).
Intégration de Systèmes
M-Files repose sur une architecture et des technologies permettant de coopérer et de s'intégrer avec tous types de systèmes, et d'apporter aux applications de gestion des fonctions de gestion documentaire avancées.
  • Connexion dynamique avec les applications et bases externes : ERP, CRM, GPAO, Gescom...
  • Bibliothèque API .Net Framework
  • Capture des e-mails depuis les serveurs de messagerie
  • Compatibilité avec tous systèmes et traitements de numérisation amonts
  • Capture de flux depuis les serveurs de fichiers
  • Intégration à SharePoint avec M-Files pour SharePoint
  • Interfaçage avec les copieurs, les scanners, les MFP.
  • Intégration avec Microsoft Office et AutoCAD
Caractéristiques Techniques
Les caractéristiques inédites et polyvalentes de M-Files lui permettent de répondre à tous types de contextes et de satisfaire la majorité des types de besoins de gestion documentaire des petites, des moyennes et des grandes entreprises.
  • Architecture multi-site et nomade
  • Base de donnnées Firebird et SQL-Server
  • Disponible en interface Explorateur ou WebAccess
  • WebAccess compatible tous OS (Windows, Linux, Mac) et tous navigateurs (IE, Opera, Firefox, Chrome)
  • Compatible tous systèmes et tous logiciels de numérisation
 
 
 
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